Wer eine Leitungsposition sucht und nur Ausschreibungen von Unternehmen liest, sieht einen Teil des Marktes nicht. Ein großer Teil der Führungsstellen wird über Personalberatungen besetzt, und zwar in beide Richtungen: Die Beratung schreibt im eigenen Namen aus, und sie spricht Menschen an, die sich gar nicht beworben haben. Personalberatungen wie HAPEKO, conQuaesso, TOPOS oder braveheads treten dabei selbst als Absender der Anzeige auf – das ist keine Empfehlung und keine Bewertung, sondern nur der Hinweis darauf, dass hinter einer Anzeige nicht immer der künftige Arbeitgeber steht.
Das ist kein Nebenweg und kein Hinterzimmer. Es ist ein eigener Zugang mit eigenen Regeln, eigenen Interessen und einem eigenen Vertragsverhältnis, das Sie kennen sollten, bevor Sie das erste Telefonat führen.
Dieser Text ist eine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.
Vier Typen, die man auseinanderhalten muss
| Typ | Wie gearbeitet wird | Wer zahlt |
|---|---|---|
| Executive Search | Direktansprache ausgewählter Personen, oft exklusives Mandat, Honorar in Teilzahlungen über das Verfahren (Retainer) | das suchende Unternehmen |
| Personalvermittlung mit Anzeigenmandat | Ausschreibung im Namen der Beratung, Vorauswahl, Übergabe von Profilen | das suchende Unternehmen |
| Zeitarbeit und Interim-Management | befristeter Einsatz, beim Interim in der Regel als selbständiger Auftrag | das einsetzende Unternehmen |
| Anbieter, die vom Kandidaten Geld wollen | Bewerbungsmappen, Profilplatzierung, „Zugang zum verdeckten Markt" | Sie |
Die erste Frage im ersten Gespräch beantwortet meist schon, mit welchem Typ Sie es zu tun haben: Wer ist Ihr Mandant, und in welcher Phase ist das Verfahren? Wer darauf ausweicht, hat kein Mandat.
Beim Interim-Management kommt hinzu, dass es in der Regel kein Arbeitsverhältnis ist, sondern ein Dienst- oder Werkvertrag auf eigene Rechnung. Das ist eine andere Entscheidung mit anderen Folgen für Absicherung und Vergütung und sollte nicht mit einer Festanstellung in einem Atemzug verhandelt werden.
Wer zahlt, und was verboten ist
In der Personalberatung zahlt ausschließlich das suchende Unternehmen. Wer als Kandidat um Geld gebeten wird, hat keinen Personalberater vor sich.
Für den Fall, dass es doch geschieht, steht die Grenze im Gesetz. § 296 SGB III verlangt für den Vermittlungsvertrag mit einem Arbeitsuchenden die Schriftform. Eine Vergütung darf nur bei Erfolg verlangt werden, ein Vorschuss ist unzulässig, und die Vergütung ist auf 2.000 Euro einschließlich Umsatzsteuer begrenzt. Für einzelne Konstellationen gelten eigene Beträge: 150 Euro bei Au-pair-Verhältnissen, bei einem Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein nach § 45 SGB III in der Regel bis 2.000 Euro und bei einer Behinderung bis 2.500 Euro.
Nicht darunter fällt die reine Bewerbungs- oder Karriereberatung ohne Vermittlung – ein Coaching zum Lebenslauf, ein Gesprächstraining, eine Standortbestimmung. Solche Leistungen dürfen frei honoriert werden. Die Abgrenzung ist einzelfallabhängig, und genau an dieser Grenze arbeiten die Anbieter, die man erkennen sollte: Ein Vertrag, der „Beratung" heißt, aber Erfolg beim Stellenwechsel in Aussicht stellt, gehört vor der Unterschrift gelesen, nicht danach. Wer eine Vorauszahlung verlangt und dabei von Vermittlung spricht, verlangt etwas, das § 296 SGB III nicht deckt.
Ein zweiter Punkt, der selten ausgesprochen wird: Ein Honorar des Unternehmens bedeutet nicht, dass die Beratung gegen Sie arbeitet. Es bedeutet, dass ihr Auftraggeber ein anderer ist als Sie. Das ist kein Vorwurf, sondern eine Information, die Sie in jeder Aussage über Gehaltsbänder und Verhandlungsspielräume mitlesen sollten.
Angesprochen werden: was zulässig ist und was nicht
Direktansprache, auch bei einem Wettbewerber, ist zulässiger Wettbewerb. Der Bundesgerichtshof hat dazu zweimal entschieden (BGH 04.03.2004 – I ZR 221/01 und BGH 09.02.2006 – I ZR 73/02): Ein kurzer erster Anruf am Arbeitsplatz, der das Interesse klärt und einen weiteren Kontakt verabredet, ist erlaubt. Ein darüber hinausgehendes Gespräch am Arbeitsplatz ist unlauter.
Für Sie folgt daraus eine einfache Regel, die Sie unabhängig von der Rechtslage schützt: Führen Sie kein solches Gespräch am Arbeitsplatz. Ein Satz genügt – „Ich rufe Sie heute Abend zurück, bitte geben Sie mir Ihre Nummer." Wer im Büro zwanzig Minuten über die eigene Unzufriedenheit spricht, hat ein Risiko übernommen, das nicht die Beratung trägt.
Zur Vorbereitung gehört ein Kurzprofil, das Sie ohne Vorlauf versenden können, und ein Lebenslauf, der die Größenordnungen enthält, nach denen gefragt wird. Wie der aussieht, steht in Der Lebenslauf einer Führungskraft.
Ihre Daten
Recherche und Ansprache stützen sich auf das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sobald aus dem Kontakt eine Bewerbung wird, tritt § 26 BDSG hinzu; nach der Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs vom 30.03.2023 (C-34/21) trägt diese Vorschrift allerdings nicht mehr jede Verarbeitung allein.
Praktisch heißt das: Sie dürfen fragen, und Sie sollten es tun. Wie lange wird mein Profil gespeichert? Liegt es in einer Datenbank, auf die auch andere Beratungen oder andere Mandate zugreifen? Wird es einem Unternehmen mit Namen gezeigt, und wenn ja, welchem? Eine Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten und eine Löschung können Sie verlangen. Eine Beratung, die auf diese Fragen ausweichend antwortet, hat Ihnen etwas über ihre Arbeitsweise mitgeteilt.
Die vier Eckdaten, die Sie einmal klären
Ein Gespräch mit einer Beratung wird deutlich kürzer und deutlich brauchbarer, wenn vier Angaben einmal gesagt und dann nicht mehr verhandelt werden.
Das Zielgehalt als Jahreszielgehalt, mit einem Satz zur heutigen Struktur. Die Verfügbarkeit, gerechnet ab dem Tag der Zusage und mit Ihrer tatsächlichen Kündigungsfrist, nicht mit der, die Ihnen angenehm wäre. Die Region: Pendelbereich, Umzugsbereitschaft, Anteil auswärtiger Tage, und ob es eine Standortbindung gibt, die Sie nicht aufgeben. Die Branchen und Ebenen, für die Sie in Frage kommen wollen – und ausdrücklich auch die, für die Sie es nicht wollen.
Der letzte Punkt wird am häufigsten weggelassen und ist der nützlichste. Eine Beratung, die weiß, dass Sie keine reine Stabsstelle und keine Position ohne Ergebnisverantwortung annehmen, ruft seltener an und dann mit etwas Passendem. Wer alles offen hält, bekommt alles vorgelegt.
Nicht in diese Runde gehört Ihre Unzufriedenheit mit dem derzeitigen Haus. Sie ist der Grund für das Gespräch und trotzdem kein Inhalt davon; alles, was Sie über Ihren Arbeitgeber sagen, wird als Muster gelesen, nicht als Einzelfall.
Die fünf Fragen zum Mandat
Bevor Sie ein Profil freigeben, klären Sie fünf Punkte. Es sind keine unhöflichen Fragen, sondern die, die eine ernsthafte Beratung erwartet.
- Wer sucht? Name des Unternehmens, oder wenigstens Branche, Größe und Eigentümerstruktur. Ein Mandat ohne jede Einordnung ist meist kein Mandat, sondern eine Bestandsaufnahme.
- Direktes Mandat oder Pool? Suchen Sie für eine konkrete Stelle, oder legen Sie mein Profil für später ab?
- Exklusiv oder parallel? Arbeiten weitere Beratungen an derselben Position?
- In welcher Phase ist das Verfahren? Ist die Stelle erst beschlossen, sind schon Gespräche gelaufen, gibt es eine Kurzliste?
- Wer entscheidet? Die Geschäftsführung, der Inhaber, ein Beirat, ein Investor – und wie viele Gespräche sind vorgesehen?
Die Antworten entscheiden darüber, wie viel Zeit Sie investieren. Sie entscheiden auch über Ihren Verhandlungsspielraum: Wer weiß, dass er auf einer Kurzliste von zwei steht, verhandelt anders als jemand, der sich als einer von zwanzig versteht. Wie man das Ergebnis dann tatsächlich rechnet, steht in Zwei Führungsangebote nebeneinander rechnen.
Vertraulichkeit ausdrücklich verabreden
Der wichtigste Satz des ganzen Kontakts lautet: Kein Profil geht an ein Unternehmen, ohne dass ich den Namen kenne und zugestimmt habe. Verabreden Sie das ausdrücklich, und benennen Sie die Häuser, an die Ihr Profil nicht gehen darf – Ihren Arbeitgeber, verbundene Unternehmen, Kunden, den Wettbewerber, mit dem Ihr Haus gerade verhandelt.
Das ist kein Misstrauen, sondern der Kern der Sache: In Führungsmärkten kennt sich die Branche, und eine durchgesickerte Bewerbung kostet mehr als ein verpasstes Verfahren. Welche Vorkehrungen darüber hinaus sinnvoll sind, steht in Bewerben aus ungekündigter Stellung.
Und eine Regel, gegen die überraschend oft verstoßen wird: Gehen Sie dieselbe Position niemals über zwei Wege parallel an – einmal über die Beratung und einmal direkt, oder über zwei Beratungen. Es kommt heraus, es ist für alle Beteiligten unangenehm, und es beendet in der Regel das Verfahren.
Wie es weitergeht
Nach der Freigabe folgt in der Regel ein Gespräch mit der Beratung, dann eines beim Unternehmen, oft ein drittes mit dem Gremium, das entscheidet. Bei größeren Positionen kommt ein Einzel-Assessment oder ein Management-Audit hinzu – dazu Assessment und Management-Audit. Am Ende sitzen Sie meist nicht der Personalabteilung gegenüber, sondern dem Eigentümer oder einem Beirat; wie dieses Gespräch verläuft, steht in Das Gespräch mit dem Gesellschafter.
Die Beratung bleibt dabei beteiligt und wird Sie zum Gehalt fragen, bevor das Unternehmen es tut. Antworten Sie mit einem Jahreszielgehalt und einem Satz zur Struktur, nicht mit einer Spanne. Und rechnen Sie damit, dass diese Zahl weitergegeben wird – sie ist der Grund, aus dem die Frage gestellt wird.
Parallel dazu lohnt der Blick auf die Positionen, die unmittelbar ausgeschrieben sind: die offenen Stellen und, wenn Sie eine Ebene im Auge haben, die Stellen als Geschäftsführer.
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